Hinweise zur Datenverarbeitung für Kunden und anderen Geschäftspartnern sowie für Vertretungsberechtigte, Bevollmächtigte und Ansprechpartner von Kunden und anderen Geschäftspartnern  

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für uns höchste Priorität und wird in allen unseren Geschäftsprozessen berücksichtigt. In den nachfolgenden Datenschutzhinweisen erhalten Sie einen detaillierten Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch IMS Gear SE & Co. KGaA.

1. Information über die Erhebung personenbezogener Daten

a) Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten von Kunden und anderen Geschäftspartnern der IMS Gear SE & Co. KGaA sowie von personenbezogenen Daten von Geschäftsführern, Gesellschaftern, anderen Vertretungsberechtigten Personen und Ansprechpartnern von bzw. bei Unternehmen als Kunden und anderen Geschäftspartnern der IMS Gear SE & Co. KGaA. Personenbezogene Daten sind alle Daten die sich auf Sie als natürliche Person beziehen lassen bzw. auf Sie persönlich bezogen sind, z. B. Name, Adresse, E-Mailadresse, Geburtsdatum etc.

b) Verantwortlicher Art. 4 Abs. 7 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist die:

IMS Gear SE & Co. KGaA
eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Freiburg unter HRB 714815,
Heinrich-Hertz-Straße 16
78166 Donaueschingen
E-Mail: info@imsgear.com
Tel. +49 (0)771 8507-0
Fax +49 (0)771 8507-444

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

IMS Gear SE & Co. KGaA
Thomas Fletschinger
Heinrich-Hertz-Straße 16
78166 Donaueschingen
E-Mail: dsb@imsgear.com

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck deren Verwendung

a) Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung als Kunden oder anderen Geschäftspartner oder in Ihrer Funktion als Geschäftsführer, Gesellschafter, Vertreter/Bevollmächtigter oder Ansprechpartner eines Unternehmens als Kunden oder anderen Geschäftspartner erhalten. Weiter verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir eventuell von dem Unternehmen, für das Sie tätig sind oder aus öffentlich zugänglichen Quellen sowie Unternehmens-/Handelsregister, Vereinsregister, Internet, Presse, Medien etc. zulässigerweise erhalten bzw. gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

Erhoben werden von uns insbesondere folgende Daten:

  • Anrede
  • Vor-/Nachname
  • gültige geschäftliche E-Mailadresse
  • geschäftliche Telefonnummern Festnetz oder Mobilfunk
  • geschäftliche steuerliche oder sonstige Identifikationsnummern
  • geschäftliche Kontonummern
  • geschäftliche Vollmachten
  • geschäftliche Bonitätsunterlagen, Schufa-Auskünfte

b) Die Erhebung und Verarbeitung der Daten erfolgt im Rahmen des Geschäftsverkehrs zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, bei Anbahnung bzw. der Prüfung der Anbahnung von Geschäften, zur Korrespondenz, Kontaktaufnahme, zur Durchführung bzw. Abwicklung von Vertragsverhältnissen, Rechnungstellung, Buchhaltung, Abwehr von Ansprüchen und Rechten.

3. Zwecke der Verarbeitung im Einzelnen und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten die vorab genannten personenbezogenen Daten im Hinblick auf die nachfolgenden Zwecke auf der Grundlage von folgenden Rechtsgrundlagen:

a) Zur Erfüllung vertraglicher Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Durchführung von Verträgen über den Verkauf bzw. die Lieferung der von uns angebotenen Produkte zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen im Hinblick auf alle von uns im Zusammenhang mit der Lieferung der Produkte und unabhängig davon von uns angebotenen Dienstleistung im Rahmen der Durchführung der entsprechenden vertraglichen Vereinbarungen mit unseren Kunden oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin. Entsprechendes gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten anderer Geschäftspartner. Diese erfolgt im Rahmen der von diesen Geschäftspartnern der Vertragsbeziehungen im Hinblick auf für uns erbrachten Lieferungen, Dienstleistungen etc. zur Durchführung der entsprechenden Verträge mit unseren Geschäftspartnern oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf unsere Anfrage hin. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich dabei nach den konkreten vertraglichen Vereinbarungen für die jeweiligen Produkte und Leistungen. Die Verarbeitung erfolgt für Zwecke der Ausführung von Lieferung und Leistung, von der Angebotserstellung bis zur Auslieferung und Rechnungstellung sowie buchhalterische uns sonstige mit der Vertragsabwicklung bzw. vorvertraglichen Maßnahme verbundenen Tätigkeiten, einschließlich der Erfüllung von Nebenpflichten.

b) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO oder im öffentlichen Interesse Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO

Auch wir unterliegen gewissen gesetzlichen Anforderungen, wie z. B. Steuergesetze, Buchhaltungsvorschriften, Außenwirtschaftsgesetz, Zollgesetz etc., die wir aufgrund eigener rechtlicher Verpflichtungen oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben zu erfüllen haben.

c) Im Rahmen der Interessenabwägung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung berechtigter eigener Interessen oder der Interessen Dritter. Dabei handelt es sich z. B. um den Datenaustausch mit

  • Auskunfteien, wie z. B. Schufa zur Ermittlung von Bonitätsprüfung und Ausfallrisiken
  • Direktmarketing, soweit Sie die Nutzung Ihrer Daten hierfür nicht widersprochen haben (vgl. zum Widerspruch nachfolgend Ziff. 7)
  • Zutrittskontrollen bei Zutritt unserer Betriebsstätten etc.

d) Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten nicht auf Grundlage der vorstehend unter lit. a) bis c) genannten Rechtsgrundlagen unzulässig ist, werden wir Ihre Daten nur mit Ihrer Einwilligung verarbeiten, z. B. ist die Zusendung eines Newsletters an Ihre persönliche E-Mailadresse nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Eine einmal erteilte Einwilligung kann von Ihnen jederzeit widerrufen werden.

4. Weitergabe an Dritte, Übermittlung an Drittland, automatische Entscheidung

Die Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den vorstehend in Ziff. 3 genannten Zwecken findet nicht statt. Dies bedeutet, dass wir Ihre Daten nur an Dritte weitergeben, wenn:

a) Gesetzlich zulässig nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO für die Abwicklung eines Vertragsverhältnisses mit Ihnen, insbesondere mit dem von Ihnen vertretenen Unternehmen oder für entsprechende vorvertragliche Maßnahmen auf Veranlassung erforderlich ist,

b) der Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben oder

c) für den Fall, dass die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) oder Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO auf einer rechtlichen Verpflichtung beruht oder

d) Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben.

Eine Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation ist nicht beabsichtigt und es erfolgt auch keine automatisierte Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling, soweit nachfolgend in dieser Datenschutzerklärung nicht etwas anderes vorgesehen ist.

5. Dauer der Speicherung

Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich solange verarbeitet und gespeichert, wie sie zur Durchführung der Vertragsverhältnisse bzw. der vorvertraglichen Maßnahmen oder der Erfüllung der gesetzlichen Pflichten erforderlich sind. Sobald Sie als Geschäftsführer, Gesellschafter, Vertreter oder Ansprechpartner bei einem Unternehmen als Kunden ausscheiden, entfällt die Erforderlichkeit für die weitere Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten für die vorgenannten Zwecke.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher, vorvertraglicher oder gesetzlicher Pflichten oder zur Durchführung der entsprechenden Verträge und Maßnahmen nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht; es sei denn, ihre Weiterverarbeitung ist für einen gewissen Zeitraum erforderlich,

  • um Aufbewahrungsfristen nach Steuergesetzen sowie sonstigen gesetzlichen Bestimmungen erfüllen. Diese Fristen betragen in der Regel höchstens 10 Jahre,
  • zur Durchsetzung oder zur Abwehr von Ansprüchen, insbesondere zum Erhalt von Beweismitteln im Rahmen gesetzlicher Verjährungsvorschriften, die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre, die längste Verjährungsfrist bis zu 30 Jahre.

6. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

a) 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, wie das über das Bestehen einer automatischen Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftige Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;

b) 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;

c) 17 DSGVO die Löschung bei uns gespeicherter personenbezogener Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

d) 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gem. Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;

e) 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;

f) 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und

g) 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes oder des Sitzes unseres Unternehmens wenden.

Für die Geltendmachung der vorgenannten Rechte sowie für Fragen zum Datenschutz können Sie sich an den Verantwortlichen gem. vorstehender Ziff. 1 wenden oder eine entsprechende E-Mail an dsb@imsgear.com senden.

7. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage von berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gem. Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird. Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an dsb@imsgear.com

8. Recht zur Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben die Möglichkeit, sich an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutzgrundverordnung verstößt. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg

Königstr. 10a, 70173 Stuttgart, Deutschland

9. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzrechtshinweise

Die Datenschutzrechtshinweise sind aktuell gültig und haben den Stand September 2020. Aufgrund Änderungen unserer geschäftlichen Aktivitäten sowie gesetzlicher und behördlicher Vorgaben kann es notwendig sein, diese Datenschutzerklärung zu ändern.